Внедрение Workpace — это не установка программы, а несколько решений, которые лучше принять до того, как в системе появится первый сотрудник. Если определиться со способом отметки и графиками заранее, настройка занимает один рабочий день. Если нет — придётся переделывать локации и переназначать расписания уже на живых данных.
Что понадобится
- Контакт вашего центра технического обслуживания (ЦТО) — он регистрирует организацию и оформляет лицензию.
- Список сотрудников с отделами и, если планируется распознавание по фото, их фотографии.
- Адреса или координаты мест, где сотрудники будут отмечаться.
- Действующие в организации графики работы.
Шаг 1. Определить способ получения отметок
Выберите, как сотрудники будут отмечать приход и уход: с личных устройств, с корпоративных устройств или через биометрический терминал Hikvision. От этого зависит, нужно ли закупать оборудование. Сравнение всех пяти способов — в статье «Как выбрать способ отметки: телефон, планшет или терминал».
Шаг 2. Определить способ внесения данных и виды графиков
Решите, как данные о сотрудниках будут вноситься и обновляться: вручную из кабинета, вручную через корпоративное устройство, импортом из Excel или ZIP-архива либо через интеграцию с внешней системой. Одновременно определите, какие графики работы применяются в организации. Подробнее — в статье «Что подготовить до запуска».
Шаг 3. Регистрация организации и активация лицензии
Этот шаг выполняет партнёр. ЦТО регистрирует организацию, добавляет и активирует лицензию и создаёт первого пользователя личного кабинета. Логин (адрес электронной почты) и пароль передаются вам для входа по адресу my.workpace.kz.
Шаг 4. Первичное внесение данных
Порядок важен: локации и отделы нужны до сотрудников, сотрудники — до графиков.
- Отделы — раздел «Управление» → «Отделы». Структура может быть плоской или иерархической.
- Локации — раздел «Управление» → «Локации».
- Сотрудники — раздел «Управление» → «Сотрудники»: вручную, импортом из Excel или ZIP-архива либо через интеграцию.
- Устройства — раздел «Управление» → «Устройства», в соответствии с выбранным на шаге 1 способом.
- Графики — раздел «График работы» → «Графики».
Шаг 5. Запуск работы
Сотрудники начинают отмечаться в системе. Руководителю и HR-менеджеру становятся доступны данные в разделах «Мониторинг» и «Отчёты».
Как проверить, что всё готово к запуску
- В разделе «Управление» → «Устройства» все устройства подтверждены.
- В разделе «Мониторинг» → «Нет расписания» список пуст — значит, график назначен всем.
- Пробная отметка сотрудника появилась в разделе «Мониторинг» → «Все отметки» и не попала в подозрительные.
Частые вопросы
Можно ли начать без графиков?
Да. Пока расписание не назначено, отметки привязываются к гибкому графику и подозрительными не считаются. Но в отчётах не будет опозданий и отсутствий — их не с чем сравнивать.
Кто создаёт учётную запись организации?
Партнёр (ЦТО) в своём кабинете. Он же выдаёт первому пользователю доступ в личный кабинет и права.
Сколько времени занимает внедрение?
Зависит от числа сотрудников и способа внесения данных. Для небольшой организации внесение вручную — это несколько часов; для крупной быстрее подготовить импорт из Excel и ZIP-архива.