Большая часть задержек при внедрении приходится не на настройку системы, а на сбор данных: фотографии приходится выпрашивать по одной, а графики выясняются уже после того, как расписание назначено. Двадцать минут на два решения ниже экономят несколько дней на переделке.
Что понадобится
- Список сотрудников с отделами.
- Фотографии сотрудников — если планируется распознавание по фото.
- Понимание, какие режимы работы действуют в организации.
Решение 1. Как вносить данные о сотрудниках
| Способ | В каких случаях подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Вручную из кабинета | Для небольших организаций. | Для распознавания по фотографии необходимо запросить фотографию у каждого сотрудника. Просто, но трудоёмко. |
| Вручную через корпоративное устройство | Для небольших организаций. | Для распознавания по фотографии требуется личное присутствие каждого сотрудника — фотография делается на устройстве. Можно выполнить на рабочих местах сотрудников. |
| Импорт из Excel или ZIP-архива | Для крупных организаций, при первичном внесении данных. | Фотографии необходимо запросить у сотрудников, назвать по фамилии и имени и сгруппировать по отделам. Быстро, но требует предварительной подготовки данных. |
| Интеграция с 1С или другой системой | Для крупных организаций. | Полностью автоматизировано, но требует разработки на стороне внешней системы. |
Решение 2. Какие графики действуют в организации
| Тип графика | Описание |
|---|---|
| Гибкий | Графики заранее не вносятся. При отсутствии графиков система группирует отметки в пары «приход — уход». Доступна информация об отработанных часах, но не об отсутствиях и опозданиях. |
| По дням недели | Стандартные графики: пятидневные, шестидневные и другие. |
| Циклический | Заданные циклы смен: сутки через двое, двое через трое и другие. |
| Отдельные смены | Применяется, если цикличности в графиках нет и смены назначаются на неделю или месяц вперёд. |
Как проверить, что данные готовы
- В списке сотрудников заполнены фамилия, имя и отдел — это обязательные поля.
- Фотографии соответствуют требованиям: формат, размер, одно лицо в кадре.
- Для импорта из ZIP-архива фотографии названы по фамилии и имени и разложены по отделам — в одном архиве сотрудники одного отдела.
Частые вопросы
Можно ли начать без фотографий?
Да, если отметка выполняется только по локации. Для распознавания по фото и для работы с биометрическим терминалом фотографии обязательны.
Обязательно ли заполнять все поля сотрудника?
Нет. Обязательны фамилия, имя и отдел, остальные поля заполняются по необходимости.
Что делать, если графики у всех разные?
Создайте несколько графиков и назначайте их группам сотрудников. Каждому графику система задаёт свой цвет — в расписании их легко отличить.